Exercício Prático no CEDOC/UnB


Na data de 23 de setembro o Professor André Ancona Lopes, na aula de Diplomática e Tipologia Documental, realizada no Centro de Documentação- CEDOC da UnB, nos apresentou um exercício bem interessante. A atividade consistia em dividir a turma em equipes de 05 alunos onde foram distribuídas as seguintes tarefas para cada um:
1 aluno seria Jornalista, que entrevistaria a Diretora do CEDOC,  Tânia;
1 aluno entrevistaria os alunos pré-definidos pelo professor para responder as questões sobre o Arquivo Intermediário e Permanente do CEDOC;
2 alunos seriam observadores para observar o Arquivo Permanente e o Intermediário;
1 aluno faria pesquisa na Internet referentes a estrutura funcional do CEDOC da UnB.
Após a execução das tarefas estabelecidas, os grupos se reuniram e baseadas nas informações coletadas, deveríamos responder ao questão elaborado pelo professor, como a segue:

QUAIS AS ESPÉCIES DOCUMENTAIS EXISTENTES NO CEDOC?
Atas, Atos, Cartas, Convites, Filmes, fotos, Ofícios, Projetos, Provas, Processos, relatórios, registros, resoluções, solicitações.

QUAIS AS CORRESPONDÊNTES FUNÇÕES DE TAIS ESPÉCIES?
Atas =de registro de solenidades e reuniões
Atos =da Reitoria
Cartas= Diversas
Convite = solicitar presença de autoridades em evento
Filmes= de eventos
Fotos de eventos
Ofícios Diversos
Projetos Pedagógicos
Provas=avaliar/mensurar o conhecimento absorvido pelo corpo discente
Processos trabalhistas/seletivo de Mestrado e Doutorado
Registro de Diploma
Relatórios = resumo de atividades desenvolvidas internamente
Resolução = implementar e informar sobre procedimentos administrativos
Solicitações=

QUAIS OS TIPOS DOCUMENTAIS EXISTENTES NO CEDOC?
Atas de Reuniões Ordinárias, Atos da reitoria, Dossiês do PIBIC, Processos precatórios, Processos trabalhistas, Processos seletivo Mestrado e Doutorado, Projeto de extensão, Registros de Diploma, Resoluções da Reitoria

RELACIONE AS SÉRIES DOCUMENTAIS DO ARQUIVO DO CEDOC COM A RESPECTIVAS FASES DO CICLO DE VIDA, DE ACORDO COM A TEORIA DAS 3 IDADES.

Tipos séries documentais existente no CEDOC
Prazo de guarda
Destinação Final
Observações
Fase corrente
Fase Intermediária
Atas de reunião Ordinárias
5 anos

Guarda Permanente

Atos da Reitoria, Normatização, Regulamentação
Enquanto Vigora

Guarda Permanente

Dossiês de PIBIC
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Instituição de ensino
*
Eliminação
*O prazo total de guarda é de 100 anos
Processos Precatórios
5 anos
95 anos
Guarda Permanente

Processos seletivo
3 anos
2 anos
Eliminação

Processos trabalhistas
5 anos
95 anos
Guarda Permanente

Projeto de Extensão
Enquanto Vigora
5 anos
Guarda Permanente

Registro de Diploma
5 anos
5 anos
Guarda Permanente

Relatórios de Atividades
5 anos

Guarda Permanente

Resoluções da Reitoria
Enquanto Vigora
10 anos
Eliminação



SUGIRA UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PARA OS DOCUMENTOS DO CEDOC

ATOS DA REITORIA
 Normatização, Regulamentação
Inclui documentos referentes ao funcionamento da instituição

COMISSÕES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS, COMITÊS
Atas de reuniões Ordinárias
Relatórios de Atividade

INICIAÇÂO CIENTÍFICA
Dossiês de PIBIC

DENÚNCIAS. INQUÉRITOS. SINDICÂNCIAS
Processos Precatórios
Processos trabalhistas

SELEÇÃO
Processos seletivo

EXTENSÃO
Projeto de Extensão

REGISTRO
Registro de Diploma

RESOLUÇÔES
Resoluções da Reitoria


QUE AÇÕES ARQUIVÍSTICAS PODERIAM SER IMPLANTADAS NO CEDOC?

Primeiro: fazer um levantamento da documentação acumulada no CEDOC, para saber o que de fato é orgânico e o que não é, tomando as medidas necessárias para transferir ou eliminar o que não é de competência do CEDOC custodiar.
Segundo: deve-se fazer um grupo de trabalho, nomeado com o propósito de levantar as funções e atividades de cada órgão e Secretarias das Faculdades da UnB.
Terceiro: após o levantamento da massa documental, fazer um Código de classificação e uma tabela com os prazos de guarda ou eliminação de documentos.
Quarto: após deve-se fazer uma norma onde as pessoas nos órgão e secretarias saibam o que fazer ou como recolher a documentação para o Arquivo facilitando assim os procedimentos.


 *  *  *

Após uma breve explanação sobre a tarefa desenvolvida pela turma, o professor André prossegui com uma explicação sobre as tipologia, baseada nos documentos encontrados no CEDOC, levando em consideração os príncipios teoricos defendidos por estudiosos da aréa, como Luciana Duranti.
O fator relevante é que toda análise documental, dentre várias outras aplicabilidades, objetiva contribuir para a recupeção da informação de forma eficiente e eficaz, sendo esta busca resultado de uma gestão documental de fato orgânica-funcional.
Inspirados por este estudo, realizamos uma pesquisa na Internet e encontramos um trabalho já pronto inclusive que foi feito com a colaboração da professora Tânia, sobre o Código de Classificação de Documentos e tabela de Temporalidade das Instituições de ensino Superiores - IFES, realizado pelo Arquivo Nacional, que se encontra no LINK.: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm, este trabalho com certeza fará com que as Universidades de todo o país possam ter um norte para começar o trabalho de organizar e guardar seus documentos fazendo com que melhorem cada vez mais esse trabalho, pois um código e uma tabela de temporalidade são instrumentos dinâmicos que precisam sempre de modificações e cuidado.


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Diplomática e Tipologia Documental + Diplomàtica.cat


O blog de Diplomática e Tipologia Documental passa a contar com mais um colaborador, o Prof. Joan Soler da Escola de Arquivística e Gestão Documental da Universidad Autónoma de Barcelona, responsável pela disciplina de Diplomática Medieval, Moderna, Contemporânea e Digital, por meio de seu Blog Diplomàtica.cat.
Agora teremos acesso as notícias referentes aos estudos diplomáticos e suas aplicações no contexto europeu sob uma perspectiva mais atual que não se fixa somente na análise das antigas formas.
Em uma breve visita ao Blog do Prof. Soler podemos destacar algumas caracteristicas em comparação ao nosso "Blog-Comandante" Diplomática e Tipologia Documental.
Ambos procuram apresentar a Diplomática e o estudo das Tipologias Documentais de forma mais prática, contextualizando com as demandas documentais da atualidade. O Blog Diplomática.cat além da troca de idéias, práticas e textos,também utiliza enquentes para discutir os pontos de vista sobre a aréa. 
Um diferencial entre os Blogs é que o Blog catalão aborda de forma primorosa os documentos contemporâneos, com destaque a documentos administrativos/empresariais; enquanto o Diplomática e Tipologia Documental faz abordagens mais diversificadas, com uma metodologia mais pedagógica, direcionado os alunos a se posicionarem diante diferentes situações, como por exemplo a análise sobre os ticketes promocionais de uma rede de alimentação, artigos de Escoteiros,o que favorece a compreensão de que as teórias arquivisticas não são aplicadas somente no contexto da administração pública.
É satisfatório ver que muito tens sido os esforços pelos profissionais da aréa para tornar a Diplomática não somente difundida por meio deste meio de comunicação tão abrangente, a Internet, como também torná-la mais acessivel ao conhecimento por meio de uma linguagem de fácil assimilação.
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Análise Documental - Atividade em sala de aula (23-09-11)


Na aula de Diplomática e Tipologia Documental do dia 23/09/11 estudamos o texto de Luciana Duranti referente a Origem e Desenvolvimento da Diplomática. O texto aborda conceitos teóricos essenciais para gestão arquivística tais como Autenticidade, Documento Autêntico, Documento Original, Cópia e outros que auxiliam em uma análise documental que comunique a essência do documento. Uma análise que permita extrair a informação representativa do documento.
Segundo Duranti, quando se examina criticamente um documento "diplomáticamente" se deve considerar os propósitos de sua criação,suas relações, o desenvolvimento de seu processo  e o caráter de suas condições físicas e intelectuais.
Para aplicação de parte destas teorias foi proposta a seguinte atividade: Foram distribuidos documentos diversificados para os grupos analisarem quanto aos caracteristicas diplomáticas básicas.
Nosso grupo analisou um folheto referente a Semana Universitária da Faculdade de Educação da UnB referente a comemoração de seus 25 anos no periodo de 01/04/1991 a 05/04/1991.
Podemos extrair de forma sucinta as seguintes informações:
NOME DA ESPÉCIE DOCUMENTAL: Cronograma de Eventos
PRINCIPAIS CARACTERISTICAS: 
*Temática do Evento;
*Relação de datas e horários das atividades pré-estabelecidas;
*Locais de realização dos eventos.
SINAIS DE VALIDAÇÃO: 
* Logomarca da Instituição
*Identificação do Setor responsável. 
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SER OU NÃO SER DOCUMENTO DE ARQUIVO: EIS A QUESTÃO !?!?!


É praticamente de senso comum que a informação orgânica registrada é o objeto de estudo da Arquivologia e que esta informação se encontra registrada, independente de seu suporte ou linguagem, em um documento. Contudo, partindo do campo teórico e adentrando na prática, as coisas tendem a se tornar um pouco mais complexas.
Podemos testemunhar parte desta complexidade através de um exercício dinâmico realizado pelo professor André, na disciplina Diplomática e Tipologia Documental. Tínhamos a nossa disposição vários objetos distintos distribuídos e era necessário fazer uma descrição dos mesmos, levando em consideração alguns aspectos, tais como: suporte, forma, validação, função, etc.
De imediato, tudo e nada que ali estava poderia ser documento de arquivo. Tudo poderia ser fonte de informação, que de acordo com CAPURRO (2003), deveríamos ter sempre em mente que informação é o que é informativo para determinada pessoa. O que é informativo depende das necessidades interpretativas e habilidades do individuo, ou seja, dependendo do contexto e da necessidade.
Por sua vez, documento de arquivo é a informação orgânica registrada produzida e/ou acumulada ao longo das atividades organizacionais ou individuais. Logo, para definir se os objetos que estavam a nossa disposição, seriam ou não, documentos de arquivo seria necessária a participação daqueles que estiveram envolvidos em seu contexto de produção/acumulação. Uma placa de carro, um rascunho original de Declaração de Curso, um folheto como o cronograma de determinado evento, um folder explicativo de uma instituição, uma caneta... podem simplesmente ser simples objetos, ou dependendo do contexto,configurarem documento de arquivo. Uma embalagem com preservativo poder ser um acessório de política publica de saúde, ou, dependendo do contexto, um material de publicidade constituído de valor para a instituição que o produziu.
Partindo deste ponto, podemos ratificar o conceito de documento de arquivo de FUSTER RUIZ (1999), que diz que é toda expressão de testemunho (entendendo-se “expressão” por informação) independente de seu suporte ou linguagem – oral, escrita, sonora, imagem – de caráter autentico, conservado integro em  forma original, que seja resultado de um processo de atividade de uma pessoa ou instituição, conservados como prova,  informação ou continuidade de gestão.
No mesmo exercício dinâmico, o professor André nos mostrou uma coleção de objetos referente à prática de escotismo: cartões de identificação de filiação, lenços e arganéis.  Alguns destes objetos fizeram parte de um contexto especial que os definiram como documento de arquivo pessoal do professor André. Um nó especial, um arganél recebido em uma cerimônia. Outros são simples peças de coleção. De imediato, aos nossos olhos, eram simplesmente objetos de escoteiros. Mas quando o professor explicou o contexto de acumulação dos mesmos, nosso conceito foi revisto. Logo é essencial conhecer não só o contexto de produção e acumulação, como o histórico e, no caso de uma instituição, a missão da mesma, para auxiliar na análise de documentos de arquivo em potencial.
CAPURRO, R. Epistemologia e Ciência da Informação. In: Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação, 5., Belo Horizonte, 2003. Anais... Belo Horizonte, 2003.
FUSTER RUIZ, F “Archivistica, Archivo, documento de archivo... Necessidade de clarificar conceptos”, Anales de Doccumentation, 2 (1999) p. 105.
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Sejam bem vindos a bordo!



Sejam bem vindos a bordo!

Daremos a seguir algumas informações sobre a nossa viagem. O tempo de vôo até sua aprovação está estimado em no mínimo um MM.

Observe o número de seu assento no cartão de embarque. Por medidas de segurança, acumulem o máximo de notas das atividades propostas para acumular notas acima dos assentos MM e os que não conseguirem favor cabeça erguida e bola pra frente.

Informamos que por determinação deste Departamento e por questão de bom senso é proibida a utilização a bordo de qualquer aparelho eletrônico emissor de energia eletromagnética, do tipo telefones celulares que deverão permanecerem desligados durante as aulas.

Por decisão judicial, está proibido o fumo a bordo de todas as aulas, independentemente do tempo de duração da aula e do local onde serão ministradas.

Mantenham os encostos da poltrona na posição vertical e suas mesas fechadas e travadas para evitar o sono durante as aulas. Observem os avisos luminosos de "Você está atrasado!", pois o Prof. André não admite atrasos nas escalas, portanto você tomará falta.

Nossa promoção “Na Diplo você é 10 !” continua até 25 de Novembro de 2011. Não se esqueçam de estudar para a prova e fazer as atividades de embarque, pois a cada 4,9; 6,9 e 9,9 que você acumular, os décimos para arredondar é por conta do Prof. André!

O cmte André e a tripulação deste Blog, apresentam-lhes as boas vindas a bordo do Boeing Diplomática e Tipologia Documental e desejam a todos um ótimo semestre.

Por Marcos Adriano