É praticamente de senso comum que a informação orgânica registrada é o objeto de estudo da Arquivologia e que esta informação se encontra registrada, independente de seu suporte ou linguagem, em um documento. Contudo, partindo do campo teórico e adentrando na prática, as coisas tendem a se tornar um pouco mais complexas.

Podemos testemunhar parte desta complexidade através de um exercício dinâmico realizado pelo professor André, na disciplina Diplomática e Tipologia Documental. Tínhamos a nossa disposição vários objetos distintos distribuídos e era necessário fazer uma descrição dos mesmos, levando em consideração alguns aspectos, tais como: suporte, forma, validação, função, etc.

De imediato, tudo e nada que ali estava poderia ser documento de arquivo. Tudo poderia ser fonte de informação, que de acordo com CAPURRO (2003), deveríamos ter sempre em mente que informação é o que é informativo para determinada pessoa. O que é informativo depende das necessidades interpretativas e habilidades do individuo, ou seja, dependendo do contexto e da necessidade.

Por sua vez, documento de arquivo é a informação orgânica registrada produzida e/ou acumulada ao longo das atividades organizacionais ou individuais. Logo, para definir se os objetos que estavam a nossa disposição, seriam ou não, documentos de arquivo seria necessária a participação daqueles que estiveram envolvidos em seu contexto de produção/acumulação. Uma placa de carro, um rascunho original de Declaração de Curso, um folheto como o cronograma de determinado evento, um folder explicativo de uma instituição, uma caneta... podem simplesmente ser simples objetos, ou dependendo do contexto,configurarem documento de arquivo. Uma embalagem com preservativo poder ser um acessório de política publica de saúde, ou, dependendo do contexto, um material de publicidade constituído de valor para a instituição que o produziu.

Partindo deste ponto, podemos ratificar o conceito de documento de arquivo de FUSTER RUIZ (1999), que diz que é toda expressão de testemunho (entendendo-se “expressão” por informação) independente de seu suporte ou linguagem – oral, escrita, sonora, imagem – de caráter autentico, conservado integro em  forma original, que seja resultado de um processo de atividade de uma pessoa ou instituição, conservados como prova,  informação ou continuidade de gestão.

No mesmo exercício dinâmico, o professor André nos mostrou uma coleção de objetos referente à prática de escotismo: cartões de identificação de filiação, lenços e arganéis.  Alguns destes objetos fizeram parte de um contexto especial que os definiram como documento de arquivo pessoal do professor André. Um nó especial, um arganél recebido em uma cerimônia. Outros são simples peças de coleção. De imediato, aos nossos olhos, eram simplesmente objetos de escoteiros. Mas quando o professor explicou o contexto de acumulação dos mesmos, nosso conceito foi revisto. Logo é essencial conhecer não só o contexto de produção e acumulação, como o histórico e, no caso de uma instituição, a missão da mesma, para auxiliar na análise de documentos de arquivo em potencial.

FUSTER RUIZ, F “Archivistica, Archivo, documento de archivo... Necessidade de clarificar conceptos”, Anales de Doccumentation, 2 (1999) p. 105.