Trabalho Final

Universidade de Brasília
Faculdade de Ciência da Informação
Curso de Arquivologia
Disciplina: Diplomática e tipologia documental
Professor: Dr. André Porto Ancona Lopez

Alunos:
Janaína Ribeiro Galvão - 09/0007841
Jonatas dos Santos Ferreira - 09/0008316
Raiane Marra Assunção - 09/0012780

DESTINO: FÉRIAS

Sumário
Proposta de trabalho
Introdução
Análise diplomática e tipológica: Duranti
Análise diplomática e tipológica: Ruiperez
Aktenplan (plano de classificação)
Contexto dos documentos
Uso histórico
Discussão dos resultados obtidos
Discussão contempôranea
Referênias bibliográficas
O meu, o seu, o nosso RPDH
Proposta de trabalho
O objetivo do nosso blog era fazer uma conexão da Diplomática/Tipologia com os documentos relacionados a viagens. O trabalho final proposto pelo comandante Lopez é fazer uma análise de um documento típico de Universidade. Assim procuramos um documento que se relacionasse ao máximo com o tema do nosso blog. Mais que isso, procuramos um documento que permitisse fazer um estudo sobre ele, digamos uma versão amadora do Estudo sobre Passaportes de (Carla Perez) Ruiperez. Claro que o período para estruturar o trabalho não permite uma análise tão aprofundada, com um corte temporal tão amplo, como fez Ruipy. Também faremos análises diplomáticas e tipológicas, como tentaremos fazer um esboço de um Plano de Classificação. Assim, escolhemos a Requisição de passagem, diárias e hospedagem, vulgarmente conhecido pelo acrónimo RPDH. Passagens, diárias, hospedagem, viagens, passaporte, pegou a ligação???


Introdução
A Diplomática surgiu na França, no século XVII, dada a necessidade de analisar a autenticidade de documentos da Santa Sé. Com a publicação da obra De re Diplomatica libri Sex, em 1681, de autoria do monge beneditino Jean Mabillon, iniciou-se a normatização do modo como os documentos eram lidos e a forma de se estabelecer autenticidade, utilizando, para isso, de técnicas da Paleografia. A Diplomática tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Para Ana Maria de Almeida Camargo, um documento autêntico é um reflexo da atividade que lhe deu origem, é um espelho. Ou seja, a autenticidade está voltada para o processo de criação do documento (LOPEZ, 1999). Já o objeto de estudo da Tipologia Documental é o documento enquanto componente de conjuntos orgânicos, ou seja, como integrante da mesma série documental, proveniente da união de documentos correspondentes à mesma atividade. Analisar um documento diplomaticamente significa identificar caracteres internos e externos que atestem sua autenticidade, que provem que o documento é o que ele diz ser, sem ter sido alterado. A análise tipológica se preocupa com a lógica orgânica dos documentos, dessa forma aspectos como as funções administrativa e arquivística, produtor e receptor, trâmite documental, dentre outros, são estudados para se analisar tipologicamente um documento.


Análise diplomática e tipológica: Lu Duranti*
*Originalmente Lulu Duranti. Mudado a pedido do Comandante.
Antes de começarmos a análise, vamos falar um pouco sobre Duranti e sua relação com a Diplomática. Italiana, arquivista e professora da Universidade da Columbia Britânica, ela desenvolveu um estudo profundo sobre a diplomática e sua interação com os princípios e conceitos arquivísticos, dando origem, assim, a chamada "Diplomática arquivística Contemporânea”. Lu deu sua contribuição teórica com a famosa série de artigos "Diplomatics: new uses for an old science” (que dá inspira o tema do blog no Comandante Lopez), publicados na revista Archivaria. A autora preocupa-se com a forma documental, dividindo os documentos em elementos internos e externos, afirmando que a forma física e intelectual é ao mesmo tempo física e intelectual.
Sobre o RPDH: O documento é um formulário para preenchimento do servidor interessado em participar de eventos, onde é necessário sair da cidade, a serviço, ou em representação a Universidade de Brasília. O modelo é unificado para os órgãos federais, de acordo com a legislação aplicada.

Caracteres Externos
Suporte: Quando impresso, papel. Se não, o suporte será o meio digital
Meio de instrumento de gravação no documento: Quando impresso, tinta da impressão. Se em meio digital, o informação é codificada por códigos binários.
Formato: Folha A4 ou meio digital
Forma: Original múltiplo
Espécie: Requisição
Tipo: Formulário para requisição de passagens, diárias e hospedagens
Idioma: Português
Gênero: Textual

Caracteres Internos
Produtor: Universidade de Brasília
Função: Requisitar passagens, diárias e hospedagens dos servidores à serviço do Governo Federal.

Veracidade
No caso do RPDH, não se pode fazer uma análise sobre a veracidade, pois depende do preenchimento, se os dados são ou não verídicos. Além disso, na pesquisa sobre o documento, após a viagem é feita uma 'prestação de conta', que consiste em um termo escrito pelo servidor que atesta que ele participou do evento, em determinada cidade e se hospedou em um determinado local, porém não são pedidas notas fiscais. Ou seja, a veracidade não pode ser atestada nesse caso.

Autenticidade
Duranti propõe em seu texto, três tipos de autenticidade que podem ser verificadas em um documento. Assim aplicamos ao nosso:
Documento diplomaticamente autêntico: Apesar de atualmente o RPDH ser usado em casos excepcionais, pode ser considerado diplomaticamente legal ,pois está de acordo com as práticas do tempo e lugar, quando preenchido com os com o nome dos órgãos competentes para criá-los, e quando preenchido com registro de um servidor para realização de viagens.
Documento legalmente autêntico: O RPDH é um documento autenticamente legal, pois tem um agente competente que garante sua genuidade. Afirmamos assim por ser um documento comum a órgãos federais, embasado na legislação aplicável.
Documento Historicamente autêntico: No caso do RPDH, a autenticidade histórica fica comprometida, pois é dependente do preenchimento.


Análise diplomática e tipológica: Ruiperez
Denominação: Requisição para Passagens, Diárias e Hospedagem
Definição : Documento que solicita concessão de passagens, diárias e hospedagem para os servidores civis da administração federal direta, autárquica e fundacional que deslocar-se-ão a serviço , da localidade onde tem exercício para outro ponto do território nacional, ou para o exterior.

Caracteres externos
  • Gênero : Textual, com texto impresso e manuscrito
  • Suporte: Papel
  • Formato: Folha Avulsa
  • Forma: Original
Produtor: Servidor que irá fazer uma viagem e necessita de passagens, diárias e hospedagem
Destinatário: Diretoria de Contabilidade e Finanças
Legislação Aplicável mais relevante:
Decreto 2.809, de 22 de outubro de 1998;
Decreto 5.992 de 19 dezembro de 2006;
Decreto 6.258 de 19 de novembro de 2007;
Decreto 6.907 de 21 de julho de 2009;
Decreto 7.233 de 19 de julho de 2010;
Decreto 7.446, de 1º de março de 2011
Trâmite para sua expedição e vigência:
-Solicitação por parte do requerente ao Departamento/Diretoria ao qual está vinculado;
- Encaminhamento do pedido para a DCF – Diretoria de Contabilidade e Finanças;
- Solicitação de preços para a Agência de Turismo vencedora de processo licitatório;
- Empenho dos valores no DAF – Decanato de Administração;
- Liberação dos recursos e depósito na Conta Corrente do interessado
Vigência Administrativa: ---
Ordenação da Série Documental: as séries são arquivadas por Diretorias, em ordem cronológica, usando como referência a data da liberação dos recursos.
Séries relacionadas: Prestação de Contas
Comentário Arquivístico: O CEDOC – Centro de Documentação da Universidade de Brasília é um órgão de assessoramento da Administração Superior da Universidade de Brasília. Ele tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília - FUB, bem como aos bens culturais históricos, constituindo-se em instrumento de apoio à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses da Universidade. Dessa forma, a RPDH (Requisição de Passagens, Diárias e Hospedagem) faz parte do conjunto de documentos da área-meio que são arquivados pelo CEDOC.

Análise Diplomática

Protocolo
Intitulação: Fundação Universidade de Brasília- FUB
Corpo: O documento é dividido em sete partes, de acordo com os itens de preenchimento da requisição. São elas:
  1. Identificação: onde deverá ser preenchido os seguintes campos: exercício, número, nome do beneficiário, cargo, matrícula, CPF, banco, agência, número da conta corrente, unidade, convênio, instituição de origem.
  2. Passagens: tipo de passagem, percurso, se é destinado a professor ou a servidor fora do DF, informações da DCF (empenho e valor da despesa), autorização C.C.
  3. Diárias: quantidade, valor unitário/total, período de afastamento, informações da DCF (empenho e valor da despesa), autorização C.C.
  4. Hospedagem: campo para identificar se refeições estarão ou não inclusas, hotel, período de permanência, informações da DCF (empenho e valor da despesa), autorização C.C.
  5. Situação do servidor: nesse campo, o servidor deverá informar se está afastado por motivo de férias ou por algum outro motivo, que deverá ser especificado. Logo abaixo vem a orientação: “ Em caso positivo, a chefia imediata deverá comunicar à SRH a alteração do período de afastamento e o motivo, devidamente justificada, em cumprimento ao Art. 80 da Lei 8.112/90”
  6. Justificativa: nesse campo, o servidor deverá justificar o motivo da viagem, a necessidade de diárias para fins de semana ou para menores de idade;
  7. Termo de Responsabilidade: nesse campo, mediante assinatura e datação, o servidor se compromete a restituir o canhoto de embarque, até cinco dias contados do retorno da viagem, conforme o Art. 3º da Portaria 98, de 16/07/03 e Decreto 343, de 19/11/91. O servidor também toma conhecimento da aplicação de sanções administrativas, caso essa determinação não seja cumprida. 

Escatocolo: Data cronológica e assinatura do beneficiário

Comentário Diplomático: A RPDH é um formulário, com espaços para serem preenchidos à mão. Trata-se de um documento impresso, com a logomarca da Universidade de Brasília situada na parte superior direita do documento. O servidor deverá preencher 3 vias, sendo uma para sua guarda pessoal, uma para a DCF e outra para o Departamento/ Diretoria


Aktenplan
Plano de classificação para os leigos. Fizemos algo baseado no que foi proposto por Lopez no livro Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras (ver bibliografia). Esse plano de classificação é baseado em FUNÇÕES, e não na estrutura organizacional da universidade. Porquanto as funções desenvolvidas não são, por diversas vezes, as funções que legalmente são determinadas. Assim usamos o método funcional tipológico para superar as dificuldades do método estrutural. O método funcional permite, desse modo, uma continuidade nos arquivos, já que independentemente das mudanças na estrutura organizacional, as funções se mostram constantes. E como é um sistema aberto, quando surgem novas funções (duradouras), se cria uma nova série com um arranjo próprio.
Como esse plano de classificação é baseado funções, ele é baseado em séries diplomáticas. Séries tipológicas são criadas com base em tipos doumentais (). Série é uma sequência de unidades de um mesmo tipo. Tipo é a junção de espécie e função (função é diferente de 'assunto', função é mais amplo do que assunto). No caso da RPDH - requisição de passagens, diárias e hospedagem - a espécie é Requisição (Glossário de Espécies da Unicamp - escolha do blog: bibliografia) e a função é a requisição de passagens, diárias e hospedagem. A série é, pois, Requisição de passagens, diárias e hospedagem.


UnB
Funções área meio
Contabilidade,  finanças e orçamento
Gestão de pessoas
Recursos materiais e Patrimônio
Jurídico
Comunicação
Planejamento

UnB
Funções área fim
Ensino
Pesquisa
Extensão


Contextualização dos documentos
 Nosso querido e escolhido RPDH já está em desuso, digamos que ele já tem muitas horas de voo. Hoje a moda é o SCDP - sistema de concessão de diárias e passagens. Não sei se vocês perceberam, mas se comparar-mos os dois sistemas perceberemos que excluíram as diárias. Bullying? Não. Na verdade, existe uma dificuldade na concessão apenas da hospedagem. Teoricamente, se um servidor vai viajar a serviço, o poder público tem o dever de pagar as passagens e as diárias. As diárias são pagas direto na conta do servidor e já incluem hospedagem, alimentação e locomoção dentro da cidade que ele irá. Por isso conceder só a hospedagem seria no mínimo estranho, não? Onde o servidor iria comer? E como se locomover? Gastar do seus recursos financeiros? Mas a vida não é tão simples e a universidade tem situações mais complexas do que essa. Daremos um exemplo: a UnB estará promovendo um congresso e decidiu chamar um conceituado doutor japonês para dar uma palestra. As passagens podem ser pagas e enviadas, mas e as diárias? Ele não tem conta, nem CPF. O mais simples é pagar a hospedagem desse palestrante (e é o que ocorre na maioria dos casos). Casos como esse é que mantem a RPDH viva.

A RPDH tem todo o seu trâmite (ver trâmite na Análise do Ruiperez). Em 2011, devido ao corte dos gastos públicos, apenas o Reitor pode autorizar viagens nacionais (antes era o Diretor da DCF) e o Ministro de Estado - nesse caso o Ministro do MEC - para autorizar viagens internacionais. Isso não afetou tanto a concessão. O maior problema é que nas concessões internacionais o Ministro autoriza de bolo. Por exemplo autoriza 100 professores a se afastarem na mesma autorização. A autenticidade pode ser garantida com a autorização (processo correto), mas a veracidade fica comprometida.




Uso histórico
A RPDH é um documento unificado para todos os órgãos da administração federal direta, autárquica e fundacional, de acordo com o Decreto 5.992, de 19/12/2006, que dispõe sobre concessão de diárias no âmbito da administração federal direta, autárquica e fundacional, e dá outras providências. Foi criada com o objetivo de unificar a requisição de passagens, diárias e hospedagem e foi usada durante muito tempo na Universidade de Brasília. Porém, com o SCDP, Sistema de Concessão de Diárias e Passagens, instituído pelo Decreto 6.258, de 19/11/2007 e implementado na UnB a partir de 2009, essa requisição passou a ser feita toda em processo digital. A implementação desse sistema digital começou em 2006 e só foi efetivamente usada em 2009, mas ainda não substituiu por completo a RDPH. A RPDH funciona completamente em meio físico. A áurea digital que possui é o formulário que é disponibilizado na internet. A SCDP, hoje, consegue realizar sua função com mais eficiência, por ser mais prático. Mas há divergências, segundo comentários do nosso Comandante Lopez, o sistema é bastante falho, e trava bastante, ai já viu, né?!
Antigamente o processo para a concessão de diárias e passagens precisava de uma autorização mais light. Em 2011 a presidenta Dilma tomou posse e já ordenou um corte nos gastos públicos. Uma dessas limitações em gastos públicos seria as despesas com diárias, passagens e locomoção, instituído por meio do Decreto 7.446, de 01/03/2011. Inicialmente só se poderia usar 50% do orçamento utilizado no ano passado. Isso causou um alvoroço, principalmente no meio acadêmico. Por causa disso foi editada uma portaria pelo MPOG (Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão) autorizando as UNIVERSIDADES a utilizarem 100% dessas verbas. Assim, a comunidade acadêmica acalmou seus ânimos e voltaram com sucesso para os congressos.


Discussão dos resultados obtidos
Os resultados obtidos após o desenvolvimento de tarefas da disciplina de diplomática e tipologia documental e do trabalho final estão relacionados à visão panorâmica do trâmite documental e dos modelos possíveis para a análise de documentos, além da visualização das dificuldades e desafios da subjetividade do desempenho da função arquivística. As atividades também serviram de impulso para que os alunos busquem sempre se atualizar sobre as discussões mais recentes do assunto e não ficar estagnado na bibliografia básica, aqueles autores que aparecem em todas as disciplinas do curso (Schellenberg, Marilena...). Não estamos, de forma alguma, tirando o mérito dos referidos autores. Queremos enfatizar que há uma literatura de qualidade, muitas vezes não disponível em português ,e que não é valorizada.
Percebemos como entendimento de como realizar analises tipológicas e diplomáticas, de forma correta, é fundamental para o exercício do oficio do profissional de arquivologia. Observa-se que a atividade de analisar a documentação é complexa, visto que não existe um molde preestabelecido (conseguimos compreender bastante esse ponto ), exigindo assim do arquivista a capacidade de se adaptar a realidade do acervo que será trabalhado, para atender a necessidade especifica de cada instituição.




Discussão contemporânea
A inclusão de diversos suportes em sua formação e a contribuição de vários setores para sua produção são características dos documentos contemporâneos, o que é corolário da forma como as instituições são organizadas atualmente. Logo na primeira aula com o Comandante André, ele já nos mostrou isso com um vídeo sobre distribuição nas organizações. Por isso é preciso conhecer o contexto de produção do documento e a realidade institucional antes de analisar quaisquer documentos.
O documento escolhido reflete bem essa dinâmica de produção em que vários suportes são utilizados: o formulário está em meio digital, posteriormente é impresso e preenchido à mão, para depois seguir com o seu trâmite, descrito anteriormente.
Esse trabalho é uma ótima oportunidade para aliar a teoria e a prática desenvolvendo a consciência crítica em relação ao curso e as possíveis dificuldades que o profissional de arquivo irá encontrar ao longo de sua carreira. Para isso, a disciplina Diplomática e Tipologia Documental teve um papel de extrema relevância, uma vez que foi possível analisar o conteúdo do documento em si, o protocolo inicial, texto e escatocolo, o trâmite e as funções que o geraram.




Referências bibliográficas
GALENDE DÍAZ, Juan Carlos; GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad personal en España durante la primera mitad del siglo XIX: estudio archivístico y diplomático. Hidalguía. La revista de genealogía, nobleza y armas, 303 (2004), pp. 169-208.

LOPEZ, André Porto Ancona . Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: Programa de Pós-graduação em História Social/Loyola, 1999. 151 p.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Como fazer análise Diplomática e Análise Tipológica de Documento de Arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 2002. 120p.

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5).

BELLOTO, Heloísa Liberalli. O arquivista na sociedade contemporânea. Disponível: <http://www.marilia.unesp.br/Home/Extensao/CEDHUM/texto01.pdf< acesso: 28/06/2011

Diversas leis. http://www.planalto.gov.br/ Acesso em 28/06/2011





Agradecimentos
Agradecemos a inestimável contribuição do assessor do Reitor, Fernando Uchoa, bem como do Coordenador da DCF, Sr. Samuel e do funcionário Júnior, pelas informações passadas e o esclarecimento das dúvidas que foram surgindo ao longo do trabalho.
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